Registrace, rezervace a platba: kdy má účastník místo jisté

Na workshop přišla přihláška, ve Fakturoidu je vystavená proforma a účastník se ptá, jestli s ním počítáte. Odpověď záleží na tom, co už se skutečně stalo: přijali jste jeho údaje, držíte mu místo, nebo už máte i zaplaceno? Každá z těchto informací znamená něco jiného pro účastníka i pro zbývající kapacitu.

U placené akce s úhradou předem můžete zavést jednoduché rozlišení: po přijetí registrace místo rezervujete podle svých podmínek, účast potvrdíte po ověření celé platby. Samotné vystavení platebního dokladu úhradu nepotvrzuje. Následující přehled pomůže toto pravidlo převést do evidence a rozhodnout i v případech, kdy platba nepřijde tak, jak čekáte.

Nejdřív určete, co účastníkovi slibujete

Rezervované místo držíte konkrétnímu zájemci, a nemůžete je proto nabídnout dalšímu. Účast potvrdíte, jakmile účastník splní podmínky, které jste pro přijetí stanovili. Pokud vyžadujete platbu předem, může mezi těmito okamžiky uplynout několik dní.

Ne každá akce ale potřebuje stejné pravidlo. U výběrového kurzu můžete nejprve posoudit přihlášku. U bezplatného setkání nebo dohodnuté platby na místě může být účast potvrzená bez předchozí úhrady. Rozhodující je, aby podmínka potvrzení byla jasná už při přihlášení a odpovídala tomu, jak vedete seznam účastníků.

Co evidovat od přihlášky po potvrzení účasti

Pro placenou akci s úhradou předem si oddělte následující situace. Jde o doporučení pro vaši evidenci, nikoli o názvy stavů v aplikaci nebo povinnou posloupnost kroků.

Doporučený přehled pro placenou akci s úhradou předem

Situace	Co je jisté	Co má pořadatel udělat
Přihláška přijata	Pořadatel obdržel přihlášku nebo objednávku. Ještě ale nemusí být schválená, mít rezervované místo ani být zaplacená.	Uveďte, zda přihlášku nejprve schvalujete a kdy začínáte držet místo.
Místo rezervováno, čeká se na platbu	Místo se počítá do obsazené kapacity. V Registree se samo neuvolní ani po splatnosti.	Sdělte termín a způsob úhrady. Neuhrazenou rezervaci zrušte výslovně, pokud ji už nechcete držet.
Platební doklad vystaven	Platební doklad existuje. To ještě neprokazuje jeho doručení ani přijetí peněz.	Veďte stav dokladu odděleně od stavu platby a účasti.
Platba ověřena a zaevidována	Konkrétní platbu jste přiřadili ke správné objednávce a ověřili, zda pokrývá celou cenu.	Po plné úhradě potvrďte účast podle svých podmínek. Místo dál počítejte do obsazené kapacity.

Dvanáct obsazených míst, deset potvrzených účastí

V modelovém příkladu má workshop kapacitu 12 lidí a deset účastníků už má účast potvrzenou. Další zájemce přihlásí dvě osoby. Jedno místo stojí 1 500 Kč, takže má uhradit celkem 3 000 Kč. Jde o smyšlený příklad, nikoli o cenu Registree.

Pořadatel se rozhodl držet místa od přijetí registrace a účast potvrzovat po plné úhradě. Po přijetí této objednávky má tedy deset potvrzených a dvě rezervovaná místa. Volných míst je nula. Kdyby sledoval jen počet zaplacených účastí, mohl by poslední dvě místa slíbit ještě někomu dalšímu.

Po ověření platby 3 000 Kč se dvě rezervovaná místa změní na dvě potvrzená. Počet obsazených míst se tím nezmění: stále je jich dvanáct a žádné není volné. Pořadatel už jen ví, že i poslední dvě účasti splnily podmínku platby.

Jedna platba v tomto příkladu patří ke dvěma lidem. Při kontrole proto porovnávejte počet účastníků, počet držených míst a úhradu objednávky. Ze samotného počtu plateb počet účastníků nezjistíte.

Vystavená proforma a přijatá platba jsou dvě různé informace

Proforma dává objednávajícímu podklady k úhradě. Její vystavení ještě neříká, že peníze dorazily. Ve Fakturoidu navíc záleží na nastavení, zda a jaký další doklad vznikne při zaznamenání platby; jednotlivé možnosti popisuje návod k zálohovým fakturám a proformám.

Při kontrole účasti proto hledejte konkrétní platbu přiřazenou ke správné objednávce. Fakturoid umožňuje zaznamenat platbu ručně nebo automatickým párováním. Při ručním záznamu je důležitá skutečně přijatá částka a rozlišení plné a částečné úhrady. Označení „zaplaceno“ nemá sloužit jako náhrada za dohledání peněz.

U automatického párování s bankou musí Fakturoid nejprve dostat informaci o převodu a najít odpovídající doklad. Zápis se tedy nemusí objevit ve stejném okamžiku, kdy objednávající odešle peníze.

Co udělat, když se platba nespáruje nebo přijde pozdě

Vraťme se ke dvěma posledním místům. Objednávající poslal 3 000 Kč, ale vynechal variabilní symbol. V evidenci zatím vidíte nezaplacenou objednávku. To je důvod platbu prověřit, ne hned požadovat další převod.

Zkontrolujte příchozí platby a upozornění ve Fakturoidu. Porovnejte částku, datum, účet odesílatele a údaje objednávky; pokud není jasné, ke které objednávce platba patří, vyžádejte si upřesnění od objednávajícího. Teprve po jejím dohledání ji přiřaďte ke správnému dokladu a ověřte stav účasti. Fakturoid mezi důvody nespárování uvádí odlišnou částku, chybějící či nesprávný variabilní symbol i doklad, který už je označený jako zaplacený.

Pokud přišla jen část požadované sumy, ponechte v evidenci skutečnou úhradu a domluvte doplatek podle svých podmínek. Pořadatel v našem příkladu vyžaduje plnou úhradu objednávky, takže částečná platba k potvrzení obou účastí nestačí. Duplicitní převod zase nevytváří další objednávku ani nárok na další místo.

Samostatnou pozornost potřebuje platba po zrušení rezervace. Než účast potvrdíte, ověřte, zda jste uvolněná místa mezitím nenabídli někomu jinému. S objednávajícím pak dohodněte další postup a výsledek zapište k objednávce. Přijaté peníze samy o sobě nevytvoří třinácté místo na dvanáctimístném workshopu.

Po splatnosti nemusí být místo volné

Platební lhůta určuje, kdy má objednávající zaplatit. Vedle ní potřebujete také pravidlo, co se stane při nezaplacení: kdo případ zkontroluje, kdy se ozve objednávajícímu a kdo případně rezervaci zruší. Před uvolněním místa ověřte, zda platba pouze nečeká na přiřazení.

V Registree nezaplacená objednávka po splatnosti dál drží kapacitu. Místa zůstávají rezervovaná až do zaplacení nebo výslovného zrušení objednávky; samotné překročení lhůty je automaticky neuvolní. Zaplacením se účast potvrdí a místa se do kapacity dál započítávají. V modelovém workshopu tedy i po splatnosti zůstává deset potvrzených a dvě rezervovaná místa, dokud nenastane jedna z těchto změn.

Registree také rozlišuje otevřenou registraci, při níž se místo rezervuje přijetím platné objednávky, a registraci se schvalováním, kde přihlášku nejprve posoudí pořadatel. Text na stránce akce i následná komunikace musí odpovídat zvolenému režimu.

Při zrušení účasti dotáhněte i doklady a peníze

Zrušená účast vyřeší otázku, s kým počítáte na akci. Pokud už objednávající zaplatil, zbývá samostatně dořešit doklady a případné vrácení peněz podle dohodnutých podmínek. U každého z těchto úkolů si poznamenejte, kdo jej vyřídí a zda je hotový.

Konkrétní postup u dokladů se liší podle situace. Použijte odpovídající návod Fakturoidu ke stornu a opravným dokladům nebo postup ověřte s účetní. Změna v seznamu účastníků sama nepotvrzuje, že je dokončené i finanční vypořádání.

Rychlý přehled pro kontrolu nejasných případů

Doporučený postup při nejasné platbě nebo změně účasti

Výjimka	Co zatím nevíte	Doporučený postup
Účastník hlásí platbu, ale platba není spárovaná	Zda příchozí částka patří ke správné objednávce a dokladu.	Ověřte příjem, částku a variabilní symbol. Nežádejte hned další platbu a nevytvářejte druhou registraci.
Platba dorazí po výslovném zrušení rezervace	Zda je ještě volná kapacita a jak objednávku vyřešit.	Nejprve zkontrolujte kapacitu, kontaktujte objednávajícího a zaznamenejte dohodnutý výsledek. Samotná platba neslibuje další místo.
Účast se ruší po zaplacení	Zda jsou vyřešené účast, účetní doklad i pohyb peněz.	Veďte tyto tři úkoly odděleně, určete odpovědnou osobu a postup u dokladu ověřte podle aktuální nápovědy nebo s účetní.

Před další akcí si projděte jednu objednávku od začátku

Vyberte modelovou objednávku a odpovězte si na čtyři otázky: od kdy drží místo, co potvrzuje účast, co se stane po splatnosti a kdo řeší nejasnou platbu. Potom porovnejte odpovědi se stránkou registrace, potvrzovací zprávou a seznamem účastníků.

Všude má být srozumitelné, zda přihláška teprve čeká na schválení, místo je rezervované, nebo je účast potvrzená. Takto nastavená pravidla využijete i při ruční administraci. Pokud chcete vidět, jak v Registree navazují registrace na platby ve Fakturoidu, můžete si domluvit ukázku.