Přihláška čeká na posouzení: co napsat zájemci a kdy se znovu ozvat
Jak odpovědět na dosud neposouzenou přihlášku, slíbit další zprávu a ozvat se při zpoždění. Dva vzory e-mailů pro pořadatele kurzů a workshopů.
Zájemce odeslal přihlášku na váš kurz. Máte ji v evidenci, ale ještě jste nerozhodli o přijetí. Zpráva „Registrace proběhla úspěšně“ mu může znít jako potvrzení místa. Bez odpovědi zase neví, zda přihláška vůbec dorazila.
Napište mu proto, že přihlášku evidujete a že stále čeká na posouzení. Přidejte termín další zprávy, pokyn pro dobu čekání a kontakt na pořadatele. Následující postup a vzory můžete použít při vyřizování přihlášek; nejde o popis funkcí ani hotové šablony Registree.
Nejdřív dohledejte přihlášku, potom odpovězte
Dotaz „Proč mi ještě nepřišlo potvrzení?“ může znamenat dvě věci: zájemce neví, zda přihláška dorazila, nebo čeká na rozhodnutí o účasti. Než odpovíte, dohledejte přihlášku podle akce, použitého e-mailu a případného identifikátoru. Ověřte její dnešní stav, ne jen znění poslední odeslané zprávy.
Pokud přihláška stále čeká na posouzení, sdělte to zájemci. Jestli už rozhodnutí padlo, zkontrolujte adresu příjemce a dostupné záznamy o odeslání či doručení navazující zprávy. Požádejte ho také, aby se podíval do nevyžádané pošty. Záznam o odeslání sám nepotvrzuje, že si zprávu přečetl.
Když přihlášku nenajdete, nechte si nejprve upřesnit akci a e-mail použitý při podání. Nové podání domluvte až po ověření, že původní přihláška v evidenci není. Chybějící zpráva sama o sobě není důvod vyplňovat formulář podruhé.
Potvrďte přihlášku, ne přijetí na akci
Předmět „Přihláška na [název akce] čeká na posouzení“ říká více než obecné „Potvrzení registrace“. V úvodu potvrďte, že přihlášku máte v evidenci, a uveďte název a termín akce. Příjemce tak pozná, ke kterému podání píšete.
Hned poté vysvětlete, co zatím potvrzené není. Pokud jste nerozhodli o účasti, vynechte věty „Počítáme s vámi“ nebo „Uvidíme se na kurzu“. Jestli během posuzování držíte místo, uveďte to zvlášť podle svých pravidel. Rezervace nesmí působit jako rozhodnutí o přijetí. Rozdíl podrobněji vysvětluje článek Registrace, rezervace a platba: kdy má účastník místo jisté.
Pak řekněte, co má zájemce dělat. Pokud u vás platba následuje až po schválení, napište, že nyní nic platit nemá. U dohledané přihlášky ho požádejte, aby neposílal další. Hlásí-li už odeslanou platbu nebo jinou platební výzvu, prověřte tento rozpor před další výzvou k úhradě.
Slibte rozhodnutí, nebo další zprávu
Věta „Výsledek vám pošleme nejpozději [datum]“ slibuje rozhodnutí. Použijte ji, když víte, kdo přihlášku posoudí a do kdy to může udělat. Datum nedoplňujte jen proto, aby zpráva vypadala úplně.
Když termín rozhodnutí neznáte, můžete stanovit termín další zprávy: „Nejpozději [datum] vám napíšeme, jak posuzování pokračuje, i kdyby ještě nebylo dokončené.“ Zájemce dostane konkrétní bod, do kdy má čekat. Vy se zavazujete k aktualizaci, kterou můžete poslat i bez výsledku.
U přihlášky si poznamenejte slíbené datum a člověka, který zprávu odešle. Do e-mailu přidejte kontakt, na němž někdo dotaz skutečně vyřídí. Samotné „Ozveme se brzy“ zájemci neřekne, kdy se má připomenout.
Vzor zprávy při čekání na posouzení
V tomto hypotetickém příkladu pořadatel zatím nepotvrdil místo ani účast a platbu řeší až po schválení. Termín rozhodnutí nezná, ale může dodržet termín další zprávy. Údaje v hranatých závorkách doplňte před odesláním podle skutečné přihlášky.
Předmět: Přihláška na [název akce] čeká na posouzení
Dobrý den,
vaši přihlášku na [název a termín akce] máme v evidenci. Ještě jsme o ní nerozhodli. Místo ani účast zatím nejsou potvrzené.
Termín rozhodnutí zatím neznáme. Nejpozději [datum další zprávy] vám ale napíšeme, jak posuzování pokračuje, i kdyby ještě nebylo dokončené.
Nyní nic neplaťte a neposílejte další přihlášku. Pokud od vás budeme potřebovat doplnění, ozveme se.
S dotazem napište na [kontakt na pořadatele]. Uveďte prosím název akce a e-mail použitý při přihlášení.
Máte-li termín rozhodnutí, nahraďte odstavec o další zprávě větou „Výsledek vám pošleme nejpozději [datum rozhodnutí].“ Existuje-li identifikátor přihlášky, můžete zájemce požádat o jeho uvedení v dotazu. Pokud už víte, které údaje potřebujete doplnit, požádejte o ně rovnou místo obecného příslibu, že se ozvete.
Když slíbený termín nedodržíte
Pokud se blíží slíbené datum a rozhodnutí stále nemáte, zkontrolujte stav a pošlete aktualizaci. Znáte-li důvod zpoždění, stručně ho vysvětlete. Pokud ho neznáte, nevymýšlejte vysvětlení o vytíženosti nebo technické chybě.
Následující hypotetický vzor navazuje na předchozí zprávu v situaci, kdy slíbené datum už uplynulo:
Předmět: Aktualizace k přihlášce na [název akce]
Dobrý den,
slíbili jsme vám další informaci do [původní datum]. Tento termín jsme nedodrželi, omlouváme se. Vaši přihlášku dál evidujeme, posouzení ještě není dokončené.
Místo ani účast zatím nejsou potvrzené. Nejpozději [nový termín zprávy] vám napíšeme znovu, i pokud ještě nebudeme mít rozhodnutí.
Nyní nic neplaťte a novou přihlášku neposílejte. Pokud potřebujete znát stav dříve kvůli svému plánování, napište na [kontakt na pořadatele].
Úvod upravte podle toho, zda jste původně slíbili aktualizaci, nebo výsledek. Nový termín zaznamenejte k přihlášce a určete, kdo ho pohlídá. Blíží-li se samotná akce, domluvte s člověkem odpovědným za přijetí, kdy nejpozději může rozhodnout. Opakovaná zpráva o čekání zájemci nenahradí rozhodnutí potřebné pro přípravu a cestu.
Stejný stav pojmenujte i po odeslání formuláře
Rozdíl mezi uloženou přihláškou a schválenou účastí má být jasný už na stránce po odeslání formuláře. Zelená značka může doprovodit úspěšné uložení, ale sama neřekne, co bylo dokončeno. Napište například: „Přihlášku máme v evidenci. Ještě ji posoudíme; účast zatím není potvrzená.“
W3C WAI v doporučeních pro oznámení u formulářů zdůrazňuje stručnou a jasnou zpětnou vazbu, potvrzení dokončeného úkonu a srozumitelné instrukce. Pro čekající přihlášku to znamená potvrdit její uložení a zvlášť vysvětlit, že rozhodnutí ještě nepadlo. Zájemce má tento stav poznat z textu, ne jen z barvy.
Před odesláním zkontrolujte jednu konkrétní přihlášku
Porovnejte dnešní stav přihlášky s předmětem a úvodem zprávy. Zkontrolujte termín dalšího kontaktu a jméno člověka, který se o něj postará. Nakonec si zprávu přečtěte očima zájemce: ví, zda má čekat, nebo doplnit údaj? Najde kontakt? Nemůže si text vyložit jako potvrzení účasti či výzvu k platbě, kterou jste zatím nechtěli poslat?
Tuto kontrolu proveďte i u obou vzorů po doplnění údajů. Použitelná zpráva může přiznat, že výsledek ještě neznáte. Musí ale říct, co už víte a kdy se zájemce dozví něco dalšího.
Domluvte si ukázku Registree
Pořádáte kurzy nebo workshopy? Napište, jak přihlášky vyřizujete, a domluvte si ukázku Registree.
Související články
- Registrace, rezervace a platba: kdy má účastník místo jisté
- Potvrzení registrace pro objednávajícího a účastníky